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文化馆是国家序列的全民所有制群众文化事业单位，是策划、组织、辅导群众文化艺术活动的事业机构。它不但要做好群众文化的普及工作，也务必出精品、出人材，以日益满足人民群众文化的需求。文化馆的艺术档案则是文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化信息资源。毫无疑问，艺术档案工作是文化馆各项工作的重要组成部分。
一、文化馆艺术档案管理的三大特征
文化馆艺术档案既不同于文书档案，又不同于科技等其它档案。它与专业剧团相比，有舞台演出、精品创作等相同之处，但更多的辅导、普及、培训等工作是文化馆独有的工作职责。因此，它的档案管理规律是普遍性与艺术性相统一，其档案的收集、整理、归档、保管和利用中，都有自身的特点，笔者通过多年的艺术档案管理工作实践，认为文化馆艺术档案具有多种类、多样化、多型体三个特征。
1、文化馆艺术档案的多种类，是由其特定的工作职责所决定的。众所周知，文化馆是一个社会文化的龙头，它的工作范畴有极大的社会性、群众性，从面上角度来说，有社区文化、村落文化、企业文化、校园文化、系统文化、市场文化等等，从专业角度来说，凡是各类艺术表演形式，无疑存在于社会，酝藏于群众之中，文化馆责无旁贷地有组织、辅导、培训职能，并提供表演舞台。随着社会的不断进步，人民群众物质生活的日益提高，丰富多彩的群众文化活动蓬勃开展，必将为文化馆档案提供多种类的原始资料。它包括：文学创作、艺术表演、音乐、舞蹈、曲艺、戏剧、书法、美术、音响、摄影、录音、录像材料，社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流等。在各类活动中形成的具有保存、利用价值的各种艺术资料，各有自己的表现形式，也能单独进行艺术创作活动。其种类繁多，可见一斑。如果不根据它们特有的表演形式进行收集整理，就不可能全面、真实地体现群众文化艺术活动的本来面貌，也就不能真正发挥艺术档案的作用。
2、文化馆艺术档案的多样化，可分为内外两个层面，各自又可分为三类。就内而言，即文化馆自我产生的档案就有三类：一类是文化馆建设档案，包括文化馆建立和发展的文字材料，文化馆建设的历史沿革材料等，其组卷方法与文书档案相同；二类是艺术工作者的档案，包括艺术家的情况，简历，作品和成果，艺术活动的评论、介绍、考核、受奖材料等，其组卷方法按人头组卷，这一点与人事档案相近；三类是文化活动档案，包括文化馆创作的各类剧目、书法、美术、音乐、舞蹈活动、演出情况等材料，其组卷方法与科研档案按课题组卷相似。
就外而言，即社会上的群众文化活动，它下与各镇、街道、文化站日常业务工作相连接，上需紧扣县委宣传部、文广局等主管单位的工作任务目标和指导思想，也有三类：一类是全县业余文艺骨干队伍建设，包括内容、形式、数量和活动方法等。二类是全县范围内市级以上各级会员作品的创作、发表、获奖情况，他们是群众文化业余活动的骨干力量。三类是全县群众文化活动设施建设和大型活动的开展情况，这里既有各镇、街道的活动， 又有各系统、部门的活动，其中包括策划、舞台设计、演出人员邀请书、节目单等。
以上档案资料，文化馆都要主动收集、整理、妥然保管，因为它不仅对今后活动具有指导、参考、借鉴作用，而且为建设文化大县、为领导提供决策起着十分重要的作用。文化馆艺术档案的多样化体现了广泛性与全面性。
3、文化馆艺术档案的多型体，就规范化管理来说，一般分为四种：一是文字型，如剧本创作、绍兴文艺、群文通讯等；二是形象型，如书法、美术、摄影录像等；三是音响型，如唱片、磁带等，四是实物型，如奖状、奖杯、奖牌、书法美术作品。由于型体不同，规格多种，载体多样，来源多方，这就给收集、整理、保管带来了新的课题。
认清上述特点，就能从实际出发，有利于揭示并掌握艺术档案的规律，在组卷中才能更好地保持历史联系，和人、事、物等各种联系，提高案卷质量，维护艺术活动的历史真实面貌，真正使艺术档案更好地为艺术事业发展服务。
二、文化馆艺术档案管理的几个关系。
1、要正确处理艺术资料和艺术档案的关系
艺术资料是为艺术工作的需要购买、交流和收集的艺术材料，即供艺术工作和研究问题的资料。它不是本单位艺术活动的真实记录，也不能起到本单位活动依据和凭证作用，它只有参考作用。也就是说，为艺术创作、研究、教学参考而收集的图书、报刊、录音（象）带、照片、剧本和有关文章，统称资料。
艺术档案是文化创作、演出团体、艺术教育、艺术研究单位进行各项艺术活动的真实记录，是进行艺术生产、教育研究、交流等工作的依据和必要条件，是广大文化艺术工作者辛勤劳动的结晶，是国家档案的重要组成部分。换句话说，艺术档案是本单位在各项艺术活动中直接形成并具有保存价值的文件材料，均属艺术档案。艺术资料和艺术档案的划分是很清楚的。它们即有区别，又有联系，在一定条件下相互转化，活动前是资料，通过这些资料设计的活动，活动后变成了档案。绍兴县为全国经济强县，文化馆又为全国先进文化馆，但由于历史原因和经济条件制约，文化馆一直以来几乎没有较高价值的艺术资料。艺术档案不全，这是一个普遍现象，这处决于单位领导对档案工作的重视程度和档案管理员的稳定性，笔者相信，随着明年新馆的落成和创建先进文化大县步伐的加快，文化馆必将会越来越重视对艺术档案的收集和整理，并一定会处理好二者之间的关系。
2、要明确艺术档案的所属权关系。文化部、国家档案局发了“办法”，我们自己也搞了个“规定”，但贯彻落实不够，尚未形成制度，直接影响收集和定期上缴有关艺术材料的进度。目前，文化馆艺术档案，有大量的艺术资料作为私人财产散存在个人手中，单位要集中，有的人不愿拿出来。例如，获奖作品原稿，展览后的一些书法美术作品等。这种现象阻碍了集中统一管理的原则。我认为“要按照集中统一管理档案的基本原则，建立、健全艺术档案工作，达到完整、系统、安全和有效利用的要求。”这个问题需要在单位不断深化改革、完善各项规章制度中逐渐解决。
3、要解决好艺术档案的软硬件关系。做好档案工作离不开人和物这个基本条件。这就是俗语所说软件和硬件，软件即是人的素质。人是一切工作的主要因素，档案管理员的政治、文化、业务素质甚为重要，对此，一方面本人要不断学习、提高自身素质，另一方面，上级档案业务主管部门要经常性地组织培训、交流、考察、指导，并提出一些考核指标。硬件即是设备、用品、库房等。我相信随着新馆舍的落成，文化馆在不久的将来，硬件设施将有较大改善。
三、对文化馆艺术档案管理的几点思考
掌握艺术档案的特征，剖析几个关系，对档案工作改革发展和现代化管理具有重要的意义，从而稳步、有序地推进文化馆艺术档案管理工作。为此，本人认为有必要从下面几方面予以加强和提高。
1、提高对艺术档案的思想认识。单位档案工作，主管领导应十分重视，加强档案法制教育，分管领导要直接抓，建立规范的档案室，配有专（兼）职档案人员，制订艺术档案管理办法和规定，开展艺术档案的收集、整理工作，实行艺术档案的集中统一管理，积极为本单位艺术生产服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。实现数据的一次输入，多次利用，减少重复劳动，节约人力、财力、物力和时间。档案工作者必须认识档案管理现代化的必要性和可行性，增强紧迫感和使命感，探索档案工作改革之路，与高科技密切联系。同时，还必须清楚认识到现代化的管理是信息时代对档案工作的要求，不应该也不可能逃避、退缩，只有克服畏难情绪，知难而进，才能够适应高速发展的社会需求。
2、加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。
3、对档案工作者加强现代信息技术培训。现代化管理的形势要求档案工作者不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案工作人员。这是推进文化馆艺术档案管理进程的一项关键性工作。
社会的进步，时代的发展，科学技术成果的日新月异，无疑鞭策和促进整个档案工作必须全面推进改革，文化馆艺术档案工作如何在这一历史发展阶段中注重自身的特色，并及早融入现代管理之中既需要社会的关注、领导的重视、上级业务部门的指导，又需要具体从事本行业工作的同志加强学习，提高素质，以高度的敬业精神和脚踏实地的工件作风做好本职工作，以对时代、对社会、对工作负责。
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